De conformidad con el artículo 175 del Decreto 19 de 2012, que modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, será obligación para las empresas registrar sus libros de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios, sin embargo, una vez satisfecha esta obligación, pueden presentarse errores en las actas inscritas, omitiendo datos exigidos en la Ley o en el contrato social por ejemplo, pueden requerirse aclaraciones o adiciones a las actas, o, simplemente pueden existir errores técnicos, como por ejemplo: de orden cronológico, numeración, inconsistencias en actas, etc.
De conformidad con el artículo 175 del Decreto 19 de 2012, que modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, será obligación para las empresas registrar sus libros de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios, sin embargo, una vez satisfecha esta obligación, pueden presentarse errores en las actas inscritas, omitiendo datos exigidos en la Ley o en el contrato social por ejemplo, pueden requerirse aclaraciones o adiciones a las actas, o, simplemente pueden existir errores técnicos, como por ejemplo: de orden cronológico, numeración, inconsistencias en actas, etc.
Evidenciada la existencia del error en los libros inscritos surge la duda ¿cómo subsanar el error presentado?; a este respecto el Decreto 2649 de 1993 que reglamenta entre otros el libro de actas, particularmente en el artículo 131, da alcance a los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, estableciendo lo siguiente:
“Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto”
Así mismo, de presentarse simple errores de transcripción, el artículo 132 ibídem señala:
“Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.”
De conformidad con lo expuesto, cuando se presenten errores omitiendo datos exigidos en la Ley o en los Estatutos de la sociedad, se podrán asentar actas adicionales firmadas por el presidente y el secretario que actuaron en su momento sin necesidad de convocar nuevamente al órgano social, no obstante, si lo que se pretende es aclarar o incorporar una decisión del órgano social que en su momento no quedó asentada, sí será necesario convocar al órgano social competente “junta de socios o asamblea de accionistas” para que el acta adicional sea aprobada de conformidad al respectivo quorum de cada sociedad.
Ahora bien, si el error es meramente técnico, es decir, de orden cronológico, de numeración, o de transcripción, etc., bastará únicamente con referir la corrección en el pie de página del acta, o en todo caso podrá anularse el acta señalando la fecha y la causa de la anulación, expresando claramente en una anotación notoria donde se encuentra el acta ajustada con la corrección.
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Johanna Cely
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