LEGAL HELP S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar el respeto del derecho constitucional de hábeas data, la intimidad, el buen nombre y la protección de la información de las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
| Responsable del tratamiento | LEGAL HELP S.A.S. |
| Domicilio | Bogotá D.C., Colombia. |
| Dirección | Cra. 15 # 88 – 21, Oficina 702, Torre Unika Virrey. |
| Teléfono | 324 203 6534. |
| Correo para protección de datos | info@abogadoslegalhelp.com. |
| Sitio web | legalhelpabogados.com.co. |
1. Objeto
Esta Política establece los criterios y procedimientos adoptados por LEGAL HELP S.A.S. para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación, supresión, transmisión, transferencia y, en general, el tratamiento de datos personales. Asimismo, informa a los Titulares sus derechos, las finalidades del tratamiento y los canales para ejercerlos.
2. Alcance
La Política aplica a toda información personal incluida en bases de datos físicas, digitales, automatizadas o no, administradas por LEGAL HELP S.A.S. o por terceros que actúen por su cuenta como Encargados. Comprende, entre otros, datos de clientes, prospectos, usuarios del sitio web y canales digitales, colaboradores, aspirantes, contratistas, proveedores, aliados, representantes, contactos comerciales y personas vinculadas a asuntos jurídicos gestionados por la Firma.
3. Marco normativo
Esta Política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias incorporadas en el Decreto 1074 de 2015, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
4. Definiciones relevantes
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
Dato personal: información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como información de salud, biométrica, orientación política, creencias religiosas, vida sexual o afiliación sindical.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, consulta, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión o destrucción.
5. Principios aplicables
- Legalidad: el tratamiento se realizará con sujeción a la Constitución, la ley y la reglamentación aplicable.
- Finalidad: los datos se tratarán para fines legítimos, informados al Titular y acordes con la relación que exista con la Firma.
- Libertad: salvo las excepciones legales, el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada.
- Veracidad o calidad: se procurará que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: el Titular podrá obtener información sobre sus datos y el uso dado a ellos.
- Acceso y circulación restringida: los datos no estarán disponibles indiscriminadamente y solo se compartirán con personas autorizadas o legitimadas.
- Seguridad: se aplicarán medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información.
- Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deberán guardar reserva sobre los datos no públicos, incluso después de finalizada su relación con la Firma.
6. Datos objeto de tratamiento
De acuerdo con la relación existente y la finalidad aplicable, LEGAL HELP S.A.S. puede tratar datos de identificación, contacto, laborales, académicos, profesionales, financieros o comerciales cuando proceda, información contractual, de facturación y pago, registros de comunicaciones, información de navegación y uso de canales digitales, imágenes o grabaciones cuando se informe su captación, y datos asociados a los asuntos jurídicos encargados por clientes.
La Firma podrá recibir o tratar datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes únicamente cuando exista una habilitación legal o autorización explícita del Titular o de quien esté legitimado para otorgarla, y bajo medidas reforzadas de seguridad, confidencialidad y acceso restringido. La entrega de datos sensibles será facultativa, salvo que exista deber legal o necesidad objetiva para la prestación del servicio solicitado.
7. Finalidades del tratamiento
7.1. Finalidades generales
- Identificar, contactar, atender y dar respuesta a solicitudes, consultas, cotizaciones, peticiones, quejas y reclamos.
- Gestionar la relación precontractual, contractual y poscontractual con clientes, usuarios, proveedores, contratistas, aliados y demás grupos de interés.
- Prestar, coordinar, documentar y hacer seguimiento a los servicios jurídicos, administrativos, corporativos, notariales, judiciales, de propiedad intelectual y demás servicios ofrecidos por la Firma.
- Gestionar mandatos, poderes, expedientes, trámites, actuaciones, comunicaciones, radicaciones y diligencias ante autoridades, despachos judiciales, entidades privadas, contrapartes y terceros relacionados con el servicio contratado.
- Realizar actividades de facturación, recaudo, pagos, contabilidad, auditoría, control interno, gestión de cartera y cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, contractuales o regulatorias.
- Conservar evidencia de actuaciones, comunicaciones, autorizaciones, acuerdos y demás soportes necesarios para la defensa de derechos e intereses de la Firma o de sus clientes.
- Mantener la seguridad de instalaciones, sistemas, redes, plataformas, expedientes y demás activos de información.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes, cuando exista un deber legal o una orden válida que lo exija.
7.2. Clientes, prospectos y usuarios de canales digitales
- Enviar información relacionada con servicios, contenidos jurídicos, eventos, campañas, invitaciones, novedades y comunicaciones comerciales propias, cuando exista autorización o una base legal aplicable.
- Medir la efectividad de campañas, gestionar formularios web, solicitudes de contacto, agendas y seguimiento comercial.
- Administrar el acceso y uso de plataformas de seguimiento, canales de atención, correo electrónico, WhatsApp, redes sociales y demás herramientas tecnológicas de la Firma.
7.3. Aspirantes, colaboradores y excolaboradores
- Adelantar procesos de selección, validación de información, contratación, vinculación, inducción, formación, evaluación, bienestar, nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, archivo laboral y retiro.
- Atender obligaciones legales, judiciales, administrativas y de seguridad social derivadas de la relación laboral, contractual o de práctica.
7.4. Proveedores, contratistas y aliados
- Evaluar propuestas, formalizar y ejecutar contratos, gestionar pagos, verificar soportes, administrar riesgos, exigir obligaciones y conservar documentación contractual.
- Coordinar la prestación de bienes o servicios, controles de acceso, reuniones, comunicaciones y actividades de cumplimiento.
7.5. Datos vinculados a asuntos jurídicos de clientes
Cuando LEGAL HELP S.A.S. trate datos personales de clientes, representantes, trabajadores, contrapartes, testigos, proveedores, deudores u otros terceros en desarrollo de un encargo profesional, lo hará exclusivamente para la atención del asunto encomendado, el ejercicio de la defensa técnica o representación, la gestión de trámites y actuaciones, el cumplimiento de deberes legales y profesionales, y la protección de los intereses legítimos involucrados. En tales escenarios, el cliente deberá garantizar, cuando sea exigible, que cuenta con la legitimación o autorización para poner los datos a disposición de la Firma.
8. Autorización
LEGAL HELP S.A.S. solicitará la autorización del Titular antes de recolectar y tratar sus datos, salvo que exista una excepción legal. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, verbales o conductas inequívocas que permitan concluir que el Titular aceptó el tratamiento informado. La Firma conservará prueba de la autorización cuando esta sea requerida.
No se exigirá autorización, entre otros eventos previstos por la ley, cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; tenga naturaleza pública; sea necesaria en urgencia médica o sanitaria; esté autorizada legalmente para fines históricos, estadísticos o científicos; o se relacione con el registro civil de las personas.
9. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad
El tratamiento de datos sensibles está restringido. Solo se realizará cuando el Titular otorgue autorización explícita, cuando resulte necesario para proteger un interés vital en los términos legales, cuando exista una obligación legal o judicial, o en los demás casos permitidos por la normativa. LEGAL HELP S.A.S. informará el carácter facultativo de la entrega de estos datos, salvo deber legal aplicable.
Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratarán respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. La Firma procurará limitar su tratamiento a lo estrictamente necesario, requerirá la intervención del representante legal cuando aplique y no los utilizará para fines comerciales no autorizados.
10. Derechos de los Titulares
- Conocer, actualizar y rectificar los datos personales tratados por la Firma.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que legalmente no se requiera.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite previo ante la Firma cuando corresponda.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando proceda.
- Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de tratamiento.
11. Atención de consultas y reclamos
El Titular, sus causahabientes, representantes legales o personas autorizadas podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita dirigida al correo info@abogadoslegalhelp.com, con el asunto “Protección de datos personales”, o entregada en la dirección física indicada en esta Política. La solicitud deberá contener, como mínimo, la identificación del Titular, datos de contacto para respuesta, descripción clara de la solicitud, documentos que acrediten la legitimación cuando proceda y los soportes que se quieran hacer valer.
11.1. Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no fuere posible resolverlas dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderán, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
11.2. Reclamos
Los reclamos por corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deberán describir los hechos y la pretensión. Si el reclamo está incompleto, se solicitará subsanación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Si no se completa dentro de los dos (2) meses siguientes al requerimiento, se entenderá desistido. Una vez recibido el reclamo completo, se tramitará conforme a los términos y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
12. Seguridad y confidencialidad
LEGAL HELP S.A.S. adopta medidas razonables de carácter administrativo, humano y técnico para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, circulación o divulgación no autorizada. El acceso a la información se limita a colaboradores, contratistas y terceros que deban conocerla para cumplir una función legítima y que estén obligados a mantener su confidencialidad.
13. Transmisión y transferencia de datos
La Firma podrá transmitir datos a Encargados ubicados en Colombia o en el exterior para la prestación de servicios tecnológicos, almacenamiento, comunicaciones, facturación, gestión documental, seguridad, analítica, soporte u otros servicios necesarios. En estos casos adoptará medidas contractuales, técnicas u organizacionales razonables para que el Encargado trate la información únicamente conforme a las instrucciones impartidas y con deberes de seguridad y confidencialidad.
La transferencia de datos a terceros, incluyendo transferencias internacionales, se realizará con autorización cuando sea requerida y con observancia de las reglas aplicables a países con niveles adecuados de protección o de las excepciones legales.
14. Conservación de la información
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, mantener la relación jurídica o comercial, atender obligaciones legales, contables, fiscales, contractuales, profesionales o de archivo, y formular, ejercer o defender reclamaciones. Vencido ese término, se suprimirán, anonimizarán o conservarán de forma segura cuando exista una obligación legal o una finalidad legítima que justifique su conservación.
15. Canales digitales, cookies y redes sociales
El sitio web y los canales digitales de LEGAL HELP S.A.S. pueden recolectar información técnica y de navegación, como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, fecha, hora, páginas consultadas y formularios diligenciados. Esta información se utilizará para administrar los canales, mejorar la experiencia del usuario, reforzar la seguridad, atender solicitudes y medir el desempeño de contenidos o campañas. Cuando se usen cookies no estrictamente necesarias, se procurará informar al usuario y obtener la aceptación correspondiente a través de los mecanismos disponibles.
16. Modificaciones a la Política
LEGAL HELP S.A.S. podrá modificar esta Política para ajustarla a cambios legales, operativos, tecnológicos o de sus procesos internos. La versión vigente estará disponible en el sitio web legalhelpabogados.com.co y/o en los canales de atención informados. Cuando los cambios sean sustanciales, la Firma informará a los Titulares por medios razonables antes o al momento de su implementación, cuando ello resulte exigible.
17. Vigencia
La presente Política rige a partir del 22 de junio de 2026 y permanecerá vigente mientras LEGAL HELP S.A.S. realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir sus finalidades y las obligaciones legales aplicables.
18. Legal Help CRM e integración con servicios de Google
LEGAL HELP S.A.S. utiliza una herramienta tecnológica denominada Legal Help CRM, destinada a la gestión interna de prospectos, clientes, oportunidades comerciales, automatización de procesos y medición de resultados de campañas publicitarias.
Legal Help CRM puede integrarse con servicios de Google, particularmente con Google Ads, mediante las interfaces de programación de aplicaciones (APIs) y los mecanismos de autorización proporcionados por Google.
La integración se utiliza exclusivamente para finalidades relacionadas con la gestión, medición y optimización de las actividades comerciales y publicitarias de LEGAL HELP S.A.S.
19. Acceso a datos mediante las APIs de Google
Legal Help CRM podrá acceder, previa autorización correspondiente, a información asociada con las cuentas de Google Ads administradas o autorizadas por LEGAL HELP S.A.S.
Dependiendo de las funcionalidades habilitadas, la información podrá comprender, entre otros:
- identificadores de cuentas publicitarias;
- información de campañas, grupos de anuncios y anuncios;
- métricas y datos de rendimiento publicitario;
- identificadores relacionados con clics o interacciones publicitarias;
- información necesaria para relacionar determinadas interacciones publicitarias con prospectos u oportunidades comerciales; y
- demás datos estrictamente necesarios para ejecutar las funcionalidades autorizadas mediante Google Ads.
Legal Help CRM no obtiene ni almacena las contraseñas de las Cuentas de Google utilizadas para conceder las autorizaciones.
20. Uso de los datos obtenidos mediante Google
La información obtenida mediante las APIs de Google será utilizada exclusivamente para:
- consultar y analizar el desempeño de las campañas publicitarias de LEGAL HELP S.A.S.;
- medir la efectividad de anuncios y campañas;
- relacionar, cuando sea técnicamente posible y permitido, interacciones publicitarias con prospectos u oportunidades registradas en Legal Help CRM;
- automatizar procesos internos de seguimiento comercial;
- registrar y comunicar a Google Ads eventos o conversiones producidos dentro del proceso comercial;
- informar eventos como la calificación de un prospecto, contratación de un servicio o cierre de una oportunidad comercial; y
- administrar, analizar y mejorar las funcionalidades internas relacionadas con la integración entre Legal Help CRM y Google Ads.
Los datos obtenidos mediante los servicios de Google no serán utilizados para finalidades incompatibles con aquellas informadas en esta Política.
21. Almacenamiento, seguridad y compartición de datos obtenidos mediante Google
La información obtenida mediante las APIs de Google estará sometida a las medidas de seguridad y confidencialidad previstas en el numeral 12 de esta Política y, cuando corresponda, a las reglas sobre transmisión y transferencia establecidas en el numeral 13.
El acceso a dicha información estará limitado al personal autorizado de LEGAL HELP S.A.S. y a los sistemas o proveedores tecnológicos cuya intervención resulte necesaria para la operación de Legal Help CRM.
LEGAL HELP S.A.S. no vende ni comercializa los datos obtenidos mediante las APIs de Google.
Cuando proveedores tecnológicos deban procesar información para prestar servicios de infraestructura, alojamiento, automatización, analítica, almacenamiento o soporte, su acceso se limitará a la información necesaria para cumplir las funciones correspondientes y estará sujeto a las obligaciones de seguridad, confidencialidad y tratamiento aplicables.
La información también podrá ser comunicada cuando exista una obligación legal, requerimiento de autoridad competente u otra circunstancia expresamente autorizada por el ordenamiento jurídico.
22. Conservación y eliminación de datos obtenidos mediante Google
Los datos obtenidos mediante las APIs de Google serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, atender las necesidades operativas legítimas de LEGAL HELP S.A.S. y cumplir las obligaciones legales o contractuales que resulten aplicables.
Su conservación estará sometida igualmente a las reglas generales previstas en el numeral 14 de esta Política.
Cuando la información deje de ser necesaria y no exista una obligación jurídica que justifique su conservación, podrá ser eliminada, anonimizada o sometida a mecanismos que impidan su posterior utilización para finalidades diferentes.
Los Titulares podrán presentar solicitudes relacionadas con consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria a través del correo info@abogadoslegalhelp.com, de conformidad con el procedimiento establecido en el numeral 11 de esta Política.
23. Revocación del acceso a servicios de Google
Las autorizaciones otorgadas para que Legal Help CRM acceda a servicios de Google podrán ser administradas o revocadas mediante las herramientas de seguridad y administración disponibles en la respectiva Cuenta de Google.
La revocación impedirá que Legal Help CRM continúe obteniendo nueva información mediante la autorización revocada.
La revocación del acceso no implicará necesariamente la eliminación automática de información obtenida legítimamente con anterioridad cuando exista una obligación legal, contractual o una finalidad legítima que justifique temporalmente su conservación.
Sin perjuicio de lo anterior, los Titulares podrán solicitar la supresión de sus datos a LEGAL HELP S.A.S. mediante los canales establecidos en esta Política, cuando legalmente resulte procedente.
24. Uso limitado de datos obtenidos mediante las APIs de Google
LEGAL HELP S.A.S. limitará el acceso, uso, almacenamiento, transferencia y demás formas de tratamiento de los datos obtenidos mediante las APIs de Google a las funcionalidades y finalidades expresamente descritas en esta Política y en Legal Help CRM.
Los datos obtenidos mediante las APIs de Google no serán vendidos, comercializados ni puestos a disposición de terceros para fines publicitarios o comerciales independientes de las funcionalidades autorizadas de Legal Help CRM.
El tratamiento de estos datos se realizará de conformidad con las autorizaciones otorgadas, las políticas aplicables de Google y la normativa colombiana de protección de datos personales.