¿Qué es una Reunión Ordinaria?
La reunión ordinaria de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, es un espacio donde deberán reunirse los socios o accionistas de una sociedad comercial con el fin de verificar la gestión de los administradores y revisar la situación jurídica, económica, administrativa, contable y financiera de la empresa, su finalidad es la de examinar la situación social, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
¿Cuáles son las consecuencias de no celebrar esta reunión?
En primera instancia hay que recordar que de conformidad con el artículo 422 del Código de Comercio, existe una obligación legal de llevar a cabo por lo menos una reunión ordinaria en las fechas señaladas en los estatutos de la compañía, y si estos no dicen nada, tendrá que llevarse a cabo dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, es decir, a más tardar el 31 de marzo de cada año.
De no llevarse a cabo esta reunión, la primera consecuencia directa es no contar con la aprobación de los balances de fin de ejercicio, que, a nivel jurídico, implica el incumplimiento de la carga legal de dar publicidad a los estados financieros tal y como lo señala el artículo 41 de la Ley 222 de 1995.
“ Publicidad De Los Estados Financieros. Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. …”
Es decir, al no contar con aprobación, tampoco es posible radicar y dar publicidad a los estados financieros a través de la correspondiente Cámara de Comercio, situación que de conformidad con el artículo 42 de la Ley 222 de 1995, podría implicar sanciones de hasta 200 SMLMV que puede imponer la SuperSociedades, sin contar con la responsabilidad que asumirá el representante legal, contador y revisor fiscal por los perjuicios que se le causen a la compañía, socios o terceros.
¿Qué se debe presentar en la reunión ordinaria?
- Estados Financieros.
- Proyecto de distribución de las utilidades repartibles.
- Dictamen sobre los Estados Financieros.
- Informes emitidos por el revisor fiscal o por el contador público independiente.
- Informe de gestión del administrador.
¿ si no se han hecho estas reuniones en años pasados cómo puedo subsanar?
En atención al concepto n° Concepto 220-003031 DEL 20 DE ENERO DE 2017, emitido por la superintendencia de sociedades, de no haber realizado estas reuniones en años anteriores, deberá cursarse la convocatoria a los accionistas o socios, de manera inmediata, con el fin de tratar todos los aspectos que exija la adecuación de la sociedad a las exigencias legales, poniendo a consideración todos los estados financieros de fin de ejercicio que no hubieren sido sometidos aún a aprobación.
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