Nomina electrónica

Nomina Electrónica ¿Quiénes deben implementarla, desde cuándo y con qué periodicidad? ¿Qué implicaciones a nivel laboral traería su implementación?

El pasado 11 de febrero de 2021, la Dirección de Impuestos y aduanas nacionales (DIAN) dio a conocer la resolución número 000013, mediante la cual se adopta la llamada nómina electrónica en Colombia, por medio de la resolución se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.

Así pues, comenzamos por mencionar que los principales participantes en este nuevo proceso son las empresas que efectúen pagos o abonos derivados de un vínculo laboral, ya sea para trabajadores, prestadores de servicio activos o pensionados, que al final puedan requerir este documento para deducciones en declaraciones, a partir del 01 de julio de la presente anualidad, la DIAN ha estipulado un calendario de fechas máximas de acuerdo al número de trabajadores; esta nueva obligación para los empresarios deberá hacerse los primeros 10 días de cada mes , independiente de cuando realice los pagos a sus colaboradores, en este periodo, deberá transmitir el documento soporte de pago de nómina a la entidad con toda la información que se detalla en el anexo técnico de la resolución.

El anexo técnico de dicha resolución detalla de manera minuciosa cuáles son los conceptos que deben discriminarse en el documento soporte, tales como: salario, viáticos, horas extras y recargos, vacaciones, prestaciones sociales, incapacidades, licencias, auxilios, bonificaciones, anticipos, etc. De igual modo señala que se debe reportar si tales conceptos  son o no constitutivos de salario y además de señalar a que día corresponde cada novedad, luego , sin duda alguna , ante la magnitud de información requerida ,gran impacto en materia laboral, tendría la implementación de la nómina electrónica en las empresas, a exigir que estos procesos se realicen conforme a la ley, suministrando necesariamente toda información relacionada, que si bien dicha información es la misma que en papel se soportaba, ahora estará consignada de manera digital, y con conocimiento mensual de la DIAN , lo que en efecto sirve de ayuda para la detección de posibles anomalías en cuanto al pago que se les realiza a los trabajadores, además , es evidente que ante tal magnitud de información, esto podría conllevar a que tal documento de soporte constituya prueba idónea para que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales , UGPP, inicie procesos de fiscalización, pues hay que tener presente que estas entidades ejercen sus funciones de la mano, con información recolectada en base de datos en las que ambas acceden y han permitido en los últimos años realizar rigurosos procesos de fiscalización tanto a personas naturales como jurídicas.

Ante todo este panorama surge de manera urgente e imperiosa la necesidad para las empresas de contar e invertir en un recurso legal, que le permita llevar un orden respecto a los pagos hechos a sus colaboradores, teniendo en cuenta que con la información suministrada en el documento soporte de pago nomina electrónica, se podrían ver inmersos ante las siguientes situaciones de riesgo:

• Los montos no relacionados en la nómina, ya sea como salario u otros conceptos no podrán ser descontados de costos en declaración de renta.
• Si la empresa maneja conceptos como auxilios extralegales o bonificaciones que no hacen parte del salario, es necesario contar con materiales probatorios que justifiquen su aporte, y que los mismos no superen el 40% tal como lo dispone la norma, so pena de estar sujetos a una fiscalización y pago con intereses.
• Los conceptos relacionados como viáticos, deberán tenerse claro si son permanente o esporádicos, y en función de que, se consideran que no hacen parte del salario, tal como lo dispone la norma, so pena de estar sujetos a una fiscalización y pago con intereses.
• Los conceptos de horas extras y recargos, deberán liquidarse conforme lo señala la norma, el no hacerlo implicaría, para el trabajador prueba fidedigna de tal omisión, y podría repercutir ante un posible pleito laboral.

Con todo, cierto es que estaremos frente a lo que varios analistas de la misma DIAN han denominado la “formalización con tecnología”.

Es así que una nueva obligación, surge para los empresarios y con ella podemos afirmar que la era digital en nuestro país es una nueva realidad y lo que antes parecía vanidad para algunos, ahora es una necesidad y obligatoriedad con la que los empresarios deben adoptar estos nuevos procesos digitales de acuerdo a la normativa, por ende la necesidad de contar con un proveedor  de software de nómina electrónica, si ya se cuenta con un proveedor de facturación electrónica urge contactarlo para la implementación de este nuevo proceso en el mismo sistema.

Ahora bien, tal como lo dispone el título de la resolución lo que busca la DIAN es implementar el documento soporte de pago de nómina a través del sistema de facturación electrónica. El proceso descrito comprende las etapas de generación, transmisión y validación del documento denominado soporte de pago de nómina electrónica, en el que corresponde al empleador realizar le generación y transmisión del documento electrónico, este documento es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria  y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado, una vez transmitida la información a través del documento a la DIAN, la entidad procede a la validación del mismo, y una vez verifique el cumplimiento de los requisitos, expediría el mensaje de validación que se enviará al empleador para la correspondiente conservación y fines pertinentes.

Es importante tener en cuenta los siguientes puntos relevantes en la resolución:

Obligados a implementar el documento: El artículo 4 de la referida resolución dispuso para ello que se encuentran obligados: los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

Periodicidad: Por su parte adopto la resolución en su artículo 3. Periodicidad del documento de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

Proceso de transmisión del documento: En su artículo 8 la misma dispuso: Los sujetos obligados tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información

Implementación del documento: Para ello la entidadestableció una programación en la que se indican los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación e iniciar con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento de acuerdo con el número de empleados que tenga cada empresa obligada.

Se señaló como fecha de habilitación del servicio informático el 31/05/2021.

Y como fechas máximas para la implementación por parte de las empresas a partir del 01/07/2021 al 12/07/2021, estas fechas supeditadas al número de empleados así:

Fecha máxima	Número de empleados
1/07/2021	Más de 251
1/08/2021	101 a 250
1/09/2021	11 a 100
1/10/2021	4 a 10
1/11/2021	2 a   3
1/12/2021	1

Si no se está obligado a expedir factura electrónica, el plazo para iniciar la habilitación es hasta el 31 de enero del 2022 y la fecha límite para el inicio de transmisión es el 31 de marzo del 2022.

Con todo lo anterior, sin duda alguna la implementación de la nómina electrónica esta visionada a muchos beneficios, en cuanto agilidad, reducción de trámites, impacto ambiental por ahorro de papel, etc.; pero más allá un principal beneficio enfocado en la parte laboral, el soporte del documento de nómina electrónica permitirá a los trabajadores acceder a la información de una forma mucho más consistente y respaldada por la entidad.

Desea contar con un área legal para su empresa y tener respaldo legal ante sus clientes, proveedores y trabajadores.