El Giro en la Responsabilidad del Pago de la Seguridad Social para Contratistas

Un Giro en la Responsabilidad del Pago de la Seguridad Social para Contratistas

Tradicionalmente, el trabajador independiente era el principal responsable de realizar sus propios aportes a la seguridad social. Sin embargo, la nueva normativa introduce un cambio significativo en esta dinámica. A partir de la entrada en vigor del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común (contemplado en la Ley 2381 de 2024 y reglamentado por el Decreto 514 de 2025), la responsabilidad del pago de las cotizaciones a la seguridad social de los contratistas independientes recaerá en la empresa contratante.

¿Cómo Funcionará este Nuevo Proceso?

La ley establece que, al celebrar contratos de prestación de servicios, aunque las partes podrán acordar que la responsabilidad de la cotización sea del contratante, en virtud del principio de integralidad de la Seguridad Social Integral, el contratante será responsable no solo de descontar de los honorarios del contratista el porcentaje de la cotización a pensión, sino también el correspondiente a salud y riesgos laborales.

El proceso implicará lo siguiente:

1.El contratista presentará su cuenta de cobro por los honorarios acordados.

Al momento del pago de los honorarios, usted, como contratante, deberá descontar el monto total de la cotización obligatoria a la seguridad social (pensión, salud y ARL) Si el contratista ha autorizado expresamente y por escrito cotizaciones voluntarias adicionales, también deberá descontarlas9.
Posteriormente, su empresa deberá efectuar el pago de estas cotizaciones descontadas a través de los mecanismos de recaudo establecidos (como la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA) dentro de los plazos que determine el gobierno nacional.

Los Costosos Riesgos de No Actuar Correctamente

Ignorar o no implementar adecuadamente este cambio puede exponer a su empresa a riesgos legales y financieros considerables:

Responsabilidad Total por Aportes No Descontados: Si usted omite descontar las cotizaciones de los honorarios del contratista, su empresa deberá responder por la totalidad del aporte, asumiendo ese costo directamente.

Intereses Moratorios a Cargo de la Empresa: Los pagos que se realicen fuera de los plazos establecidos generarán intereses moratorios. Si la mora se debe a su incumplimiento en descontar o pagar a tiempo, estos intereses serán asumidos por su empresa, no por el contratista.

Cálculo Actuarial por Omisión de Afiliación: La omisión en la afiliación o vinculación puede derivar en la obligación de pagar sumas significativas a través de un cálculo actuarial, el cual puede ser mucho más costoso que las cotizaciones originales debido a los intereses acumulados.

Acciones de Cobro con Mérito Ejecutivo: Las administradoras del sistema de seguridad social pueden iniciar acciones de cobro por incumplimiento. Una liquidación certificada de deuda expedida por ellas tendrá la fuerza de un título ejecutivo, permitiendo procesos de cobro coactivo contra su empresa.

El Rol Crucial del Abogado para proteger su Empresa

Ante este panorama, la intervención proactiva un asesor legal es indispensable para mitigar riesgos y asegurar una transición fluida. El profesional en derecho deberá:

Revisar y Adaptar Contratos: Modificar o crear modelos de contratos de prestación de servicios que incluyan explícitamente la facultad y obligación del contratante de descontar y pagar las cotizaciones a la seguridad social, así como la autorización para descuentos voluntarios si se acuerdan2.
Formalizar Proceso de Solicitud de Documentos: Establecer como requisito para la vinculación del contratista la entrega de certificados de afiliación a salud, pensión y ARL. Esto no solo verifica el cumplimiento del contratista, sino que proporciona la información necesaria para realizar los pagos a las entidades correctas.
Documentar Elección del Fondo de Pensión: Asegurarse de que la elección del fondo de ahorro individual por parte del contratista (para honorarios superiores a 2.3 SMLMV) quede documentada por escrito. Esto evita controversias sobre a dónde se deben dirigir los aportes correspondientes a este componente.
Diseñar Proceso de Reporte de Novedades: Implementar un mecanismo interno para identificar y reportar las novedades del contratista (como cambios en el ingreso base de cotización o terminación del contrato) a las entidades de seguridad social, de manera similar a como se hace con los empleados.
Garantizar el Cumplimiento de la Obligación de Informar: Asegurarse de que se cumpla la obligación legal de informar a los contratistas sobre sus derechos y obligaciones en el sistema de seguridad social, ya sea a través de cláusulas contractuales, inducciones u otros mecanismos documentados.
Monitorear Aclaraciones Normativas: Mantenerse atento a las aclaraciones o reglamentaciones adicionales que puedan surgir, especialmente en puntos de ambigüedad como el porcentaje (40% vs. 100%) sobre el cual se debe calcular el Ingreso Base de Cotización para los contratistas.
Capacitar al Personal Clave: Instruir a los departamentos involucrados (Recursos Humanos, Contabilidad, Finanzas) sobre los nuevos procedimientos y responsabilidades para evitar errores en el descuento y pago.
Implementar Custodia de Soportes: Asegurar un sistema robusto para archivar y conservar los soportes de pago de honorarios y planillas de seguridad social.

La fecha del 1 de julio de 2025 se acerca rápidamente. La preparación anticipada, liderada por un conocimiento jurídico sólido, es su mejor estrategia para transformar este desafío normativo en una oportunidad para fortalecer la transparencia, el cumplimiento y la resiliencia de su empresa. No espere a que los riesgos se materialicen; actúe ahora para asegurar un futuro más predecible y seguro para su negocio.