Es obligación de las empresas hacer la asamblea ordinaria en Colombia

¿Qué es la asamblea ordinaria y por qué es importante?

La asamblea ordinaria es la reunión del máximo órgano social de una empresa, ya sea la asamblea general de accionistas o la junta de socios, según el tipo de sociedad. En esta reunión, los asociados tienen la oportunidad de conocer y aprobar los estados financieros, el informe de gestión, el proyecto de distribución de utilidades, la elección de los miembros de la junta directiva y el revisor fiscal, entre otros asuntos de interés para la sociedad.

La asamblea ordinaria es importante porque permite a los asociados ejercer su derecho de participación, control e información sobre la marcha de la empresa, así como tomar decisiones que afectan su patrimonio y el futuro de la sociedad. Además, la asamblea ordinaria es un requisito legal que debe cumplirse dentro de los plazos establecidos por el Código de Comercio y los estatutos sociales, so pena de incurrir en sanciones por parte de la Superintendencia de Sociedades.

¿Cuándo y cómo se debe hacer la asamblea ordinaria?

El Código de Comercio establece que los asociados de toda compañía deben reunirse en asamblea ordinaria por lo menos una vez al año, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, salvo que en los estatutos sociales se fijara una fecha o periodos diferentes para la celebración de esta asamblea.

Respecto a la modalidad de la reunión, éstas podrán llevarse a cabo de manera presencial, no presencial o mixta, y corresponde a los administradores determinar la modalidad que resulta más conveniente.

¿Qué se debe tener en cuenta para hacer la asamblea ordinaria?

Para hacer la asamblea ordinaria, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• La convocatoria: La convocatoria es el acto por el cual se cita a los asociados para que asistan a la reunión. La convocatoria debe hacerse por el representante legal de la sociedad o por quien esté facultado para ello, con la antelación y por los medios establecidos en el Código de Comercio y los estatutos sociales. La convocatoria debe contener el lugar, la fecha, la hora y el orden del día de la reunión, así como la indicación de los documentos e informes que estarán a disposición de los asociados para su consulta.
• El derecho de inspección: El derecho de inspección es la facultad que tienen los asociados de examinar los libros, los papeles y los estados financieros de la sociedad, así como de solicitar información sobre la gestión de los administradores. El derecho de inspección se puede ejercer durante los quince días anteriores a la reunión, o en el término que señalen los estatutos sociales, siempre que no sea inferior a cinco días.
• El quórum para deliberar: El quórum para deliberar es el número mínimo de asociados que deben estar presentes o representados en la reunión para que esta sea válida. El quórum para deliberar depende del tipo de sociedad y del asunto a tratar, y se calcula sobre el número de asociados o de acciones suscritas, según el caso. El Código de Comercio y los estatutos sociales establecen los quórum para deliberar en cada tipo de sociedad y para cada tipo de decisión.
• La toma de decisiones: La toma de decisiones es el acto por el cual los asociados expresan su voluntad sobre los asuntos sometidos a su consideración. La toma de decisiones se hace por medio de la votación, que puede ser nominal, secreta o por aclamación, según lo determine la asamblea o los estatutos sociales. La votación se hace por asociados o por acciones, según el caso, y se requiere de unas mayorías para que las decisiones sean válidas. El Código de Comercio y los estatutos sociales establecen las mayorías para cada tipo de decisión.
• El acta: El acta es el documento que registra lo sucedido en la reunión, las decisiones tomadas y los documentos anexos. El acta debe ser elaborada por el secretario de la reunión, que puede ser el secretario de la sociedad o una persona designada por la asamblea, y debe ser aprobada por el presidente de la reunión, que pueden ser el representante legal de la sociedad o dos personas designadas por la asamblea. El acta debe contener los datos de la convocatoria, el quórum, el orden del día, las decisiones adoptadas, las constancias solicitadas y los documentos anexos.
• Presidente: En nuestro ordenamiento jurídico, especialmente el Código de Comercio, no hace alguna limitación a que terceros ajenos a la sociedad sirvan como presidente de una asamblea. En este sentido, la persona que no tenga la calidad de accionista o asociado puedan ser nombradas como presidente y secretario de las reuniones

¿Qué beneficios tiene hacer la asamblea ordinaria?

Hacer la asamblea ordinaria tiene los siguientes beneficios:

• Cumplir con la ley: Hacer la asamblea ordinaria es una obligación legal que debe cumplirse dentro de los plazos establecidos, para evitar sanciones por parte de la Superintendencia de Sociedades, que pueden ir desde multas hasta la disolución de la sociedad.
• Fortalecer la democracia societaria: Hacer la asamblea ordinaria permite a los asociados ejercer su derecho de participación, control e información sobre la marcha de la sociedad, así como expresar su opinión y su voto sobre los asuntos que les conciernen.
• Mejorar la gestión empresarial: Hacer la asamblea ordinaria permite a los administradores rendir cuentas de su gestión, recibir retroalimentación y sugerencias de los asociados, y contar con su respaldo y confianza para el desarrollo de los planes y proyectos de la sociedad.
• Aumentar la rentabilidad y la competitividad: Hacer la asamblea ordinaria permite a la sociedad definir y aprobar el proyecto de distribución de utilidades, que puede beneficiar a los asociados y a la sociedad, así como adoptar decisiones estratégicas que contribuyan al crecimiento y la sostenibilidad de la empresa.

Consecuencias de no Realizar una Asamblea Ordinaria de Accionistas

• El no realizar una asamblea ordinaria de accionistas en el plazo establecido por la ley puede tener diversas consecuencias para la sociedad y sus administradores. Entre las posibles consecuencias se encuentran:
• Inhabilidad para distribuir utilidades: Si no se aprueban los estados financieros en una asamblea ordinaria, la sociedad podría quedar inhabilitada para distribuir utilidades entre los accionistas.
• Sanciones legales: El incumplimiento de la obligación de realizar la asamblea ordinaria de accionistas puede acarrear sanciones legales para la sociedad y sus administradores.
• Responsabilidad de los administradores: Los administradores de la sociedad podrían ser considerados responsables por el incumplimiento de esta obligación, lo que podría implicar consecuencias legales y financieras para ellos.

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