Realizar el proceso de inscripción de RUP en Cámara y Comercio estableciendo las actividades necesarias para adelantar el registro único de proponentes, que requieren los comerciantes y empresas interesados en contratar con el estado.
El servicio incluye
1- Acompañamiento, asesoría y representación ante la cámara de comercio de Bogotá para la inscripción y respuesta a las aclaraciones, consideraciones o correcciones que se presenten en el transcurso de este proceso hasta su terminación.
2- Elaboración, diligenciamiento y radicación de los formularios solicitados para la inscripción de la sociedad en RUP, como puede ser el formulario RUES anexo 2 RUP, formulario modelo 6A, 6B y 6C para certificar contratos que se pretendan inscribir, así como los demás formularios que sea solicitados por la CCB. Estos formularios deberán ser firmados por representante legal y/o profesional contable de la sociedad en los casos específicos.
3- Servicios profesionales para la validación de códigos Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas – UNSPSC los cuales deben ser incluidos con la mayor concordancia posible al objeto estipulado para los contratos que se pretendan inscribir en RUP, siendo que estos códigos son los que finalmente permitirá a la sociedad cumplir con requisitos impuestos por entidades públicas para participar en proyectos de licitación.
Documentos Requeridos
Para llevar a cabo el trámite administrativo para la inscripción de RUP es necesario contar con la siguiente información y documentos, de acuerdo con los siguientes puntos:
Capacidad jurídica – Consta de la información necesaria para identificar a la sociedad, representación legal, tamaño de la empresa, situación de control e identificación tributaria ante la DIAN. De acuerdo con esto es necesario aporta la siguiente información documental:
Certificado de existencia y representación legal
Copia cedula de ciudadanía representante legal
Copia Formulario de Registro Único Tributario – RUT
Declaración de cumplimiento de artículo 50 de la ley 7849 de 2002 sobre pago de parafiscales de la sociedad (Se aporta formulario diligenciado para firma)
Certificado suscrito por representante legal y revisor fiscal sobre el tamaño de la empresa. (se aporta formulario diligenciado para firma)
Experiencia – Se componen por la certificación de los contratos ejecutados que se hayan celebrado y que acrediten los bienes, obras y/o servicios que se ofrecerá a las entidades del estado para lo cual es necesario clasificar el objeto contractual de acuerdo con los códigos UNSPSC para cada contrato que se pretenda inscribir.
Es importante resaltar que podrá inscribirse además los contrato que se hayan ejecutado por consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales se haya o se esté participando, así mismo, si la sociedad cuenta con más de tres años de constituida podrá aportar la experiencia de los accionistas que compongan la sociedad.
De acuerdo con esto, con el fin de acreditar la experiencia que se pretenda inscribir en RUP, es necesario aportar los siguientes documentos:
Certificación legible del tercero contratante debidamente suscrita que contenga la siguiente información: 1). Contratante, Contratista (Proponente) 2). Fecha terminación del contrato 3). Valor en SMMLV a la fecha de terminación del contrato. 4). Códigos UNSPSC.
Certificación expedida por el tercero contratante que contenga mínimo la siguiente información nombre del contratante, contratista, fecha de inicio, fecha de terminación, objeto del contrato y el valor del contrato, a esta certificación le debe adjuntar el modelo 6A para la declaración de los códigos. (se aporta formulario diligenciado para firma)
Copia del contrato legible y firmada por las partes con sus prorrogas y adiciones, acompañada del modelo 6B para la declaración de los códigos. (se aporta formulario diligenciado para firma)
Acta de liquidación del contrato suscrita por el tercero contratante, acompañada del modelo 6C, en la que él proponente certifique que le consta que la información del acta de liquidación está en firme y los respectivos códigos. (se aporta formulario diligenciado para firma)
Órdenes de compra, ordenes de servicio y aceptación de ofertas irrevocables, expedidas por el tercero contratante que recibió los bienes, obras o servicios en los que se identifique el valor, objeto, fecha de terminación y las partes contratantes. Acompañada del modelo 6B para la declaración de los códigos (se aporta formulario diligenciado para firma)
Capacidad financiera y organizacional – Se compone por toda la información financiera de la sociedad que será registrada en RUP con indicadores adicionales que son requeridos por entidades estatales en procesos de licitación que miden la fortaleza financiera de la sociedad, asi como la eficiencia en el uso de los activos de la empresa.
Para el cumplimiento de este punto es necesario aportar principalmente estados financieros a fecha de 31 de diciembre que sea correspondientes a la información aportada en renovación de matrícula mercantil del año en el que se pretenda realizar la inscripción, siendo esto así, es requisito adicional haber realizado renovación de matrícula antes de proceder con la inscripción de RUP.
Expuesto lo anterior, nos permitimos informar la información y documentos que deben ser aportados en este punto:
Los estados financieros cumpliendo con las normas internacionales de información financiera – NIIF con corte 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, suscritos por el representante legal, por el contador o revisor fiscal según corresponda, debidamente certificados y con el informe de auditoría.
Los estados financieros se componen de los siguiente:
Estado de Situación Financiera.
Estado de Resultados Integral.
Notas a los Estados Financieros.
Estado de Cambios en el Patrimonio.
Estado de Flujo de Efectivo.
Se exceptúan de presentar estado de cambios en el patrimonio y estado de flujo de efectivo aquellos que hayan implementado la normatividad de las NIIF en el grupo 3.
Si la sociedad pertenece a un grupo empresarial y está obligado a preparar y difundir estados financieros consolidados, debe aportarse con su respectivo informe de auditoría y con sus notas.
Certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador de las principales cuentas detalladas del balance general (Estado de Situación Financiera), principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias (Estado de Resultados) y cuentas contingentes deudoras y acreedoras. (se aporta formulario diligenciado para firma)
Certificación suscrita por el revisor fiscal o contador según el caso, en la que se indiquen los gastos de intereses reportados en el formulario RUES- Anexo 2 en el indicador de razón de cobertura de intereses, de acuerdo con el concepto No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (se aporta formulario diligenciado para firma)
Certificación suscrita por el contador o revisor fiscal según el caso, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas, en el evento en el que las partidas contables sean distintas a las exigidas en el Decreto 1082 de 2015. (se aporta formulario diligenciado para firma)
Copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o del contador según el caso.
Certificado vigente de la Junta Central de Contadores del revisor fiscal o del contador según el caso. (Recuerde presentarlo con una fecha de expedición no mayor a tres (3) meses.
Recuerde que a través de un plan empresarial podrá realizar este trámite sin costo, adicionalmente contará con un área legal para su empresa por todo un año.
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