1. Consideraciones

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades, comerciales o laborales que desempeñe la compañía.

LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S. como entidad responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, generó la siguiente política de tratamiento de datos personales de sus clientes y usuarios que garantiza los derechos de privacidad, intimidad, y buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios:

Principio de Legalidad: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S. se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos.

Principio de Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y Circulación restrictiva: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de Seguridad: la información sujeta a tratamiento deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S. está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

  1. Tratamiento y Finalidades

Los Datos Personales tratados por LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S. deberán someterse estrictamente y únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

  1. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S.
  2. Cumplir con los procesos internos de LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S. en materia de administración de proveedores, contratistas y empleados.
  3. Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
  4. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S., con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S. prestarán sus servicios.
  5. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
  6. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S.
  7. Procesos al interior de la compañía, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
  8. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos.
  9. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
  10. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Firma.
  11. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual de cualquiera de los productos y servicios ofrecidos, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
  12. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa.
  13. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, tele-mercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole.
  14. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios ofrecidos por LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S.
  15. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa.
  16. Para el envío y recepción de elementos o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la empresa.
  17. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
  18. Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos.

El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S., con domicilio y dirección en la Autopista Norte # 97-70 oficina 501; teléfono: 5188738 – 3228536522; correo electrónico: info@legalhelpabogados.com.co

  1. Derechos de los Titulares de la información.

Conforme a la legislación vigente, los titulares de la información tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En especial, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, son derechos de los Titulares los siguientes:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales.

Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:

1. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales.

Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos de LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S. responderá la solicitud en plazo máximo diez (10) días hábiles en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales.

Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S., con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S., podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S., no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
2. Una vez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de manera expedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual o legal de permanecer en la base de datos de LEGAL HELP ABOGADOS S.A.S., como, por ejemplo, para el cumplimiento de deberes contables, tributarios, comerciales o jurídicos.

  1. Vigencia

Esta Política rige a partir del 1 de marzo de 2016. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.