Introducción: por qué este tema importa (y a quién va dirigido)
En Colombia, especialmente en pymes de ciudades como Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Montería, una de las preguntas más frecuentes que nos hacen los gerentes y áreas de Gestión Humana es la misma:
"Tengo un trabajador que no cumple. ¿Cómo lo puedo despedir sin que la empresa quede expuesta?"
La respuesta corta es: sí se puede, pero hay un procedimiento legal que debe seguirse. Saltárselo es lo que termina en demandas, reintegros, indemnizaciones y desgaste reputacional.
Esta guía explica, de forma clara y aplicable, el procedimiento legal para despedir a un trabajador en Colombia, basado en el Código Sustantivo del Trabajo (CST), la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia (Sala Laboral) y la Corte Constitucional, y la práctica del Ministerio del Trabajo.
1. Marco legal para despedir a un trabajador en Colombia
El despido en Colombia está regulado principalmente por:
- Código Sustantivo del Trabajo (CST), en especial los artículos 62 (justas causas para terminar el contrato), 63, 64 (indemnización por despido sin justa causa) y 65 (indemnización moratoria).
- Reglamento Interno de Trabajo (RIT) de cada empresa, cuando aplica.
- Jurisprudencia laboral que ha desarrollado el concepto de debido proceso disciplinario en el sector privado.
- Estabilidad laboral reforzada: protección especial a trabajadores en condiciones particulares (salud, embarazo, fuero sindical, prepensionados, entre otros).
Idea clave: en Colombia no basta con tener la razón; hay que poder probarla y respetar el procedimiento.
2. Modalidades para despedir a un trabajador o terminar el contrato
Antes de hablar de "despido" en sentido estricto, conviene distinguir las formas de terminar un contrato laboral:
- Mutuo acuerdo entre empleador y trabajador.
- Expiración del plazo pactado (contratos a término fijo).
- Terminación de la obra o labor contratada.
- Despido con justa causa (art. 62 CST).
- Despido sin justa causa (genera indemnización, art. 64 CST).
- Terminación por causas legales (jubilación, liquidación de la empresa con autorización, etc.).
Esta guía se concentra en las modalidades 4 y 5, que son las que más generan conflicto.
3. Despedir a un trabajador con justa causa: ¿cuándo procede?
El artículo 62 del CST lista las justas causas que permiten al empleador terminar el contrato sin pagar indemnización, entre ellas:
- Engaño del trabajador al momento de su contratación.
- Actos de violencia, injuria o malos tratos en el trabajo.
- Daño material grave causado intencionalmente.
- Llegar en estado de embriaguez o bajo efectos de sustancias.
- Violación grave de obligaciones o prohibiciones del contrato, RIT o ley.
- Bajo rendimiento debidamente comprobado.
- Faltas reiteradas a la puntualidad o asistencia (cuando están reguladas en el RIT y debidamente documentadas).
- Entre otras.
Importante: que la ley contemple la causal no exime al empleador de demostrar los hechos y de surtir un proceso disciplinario que respete el derecho de defensa del trabajador.
4. Despedir a un trabajador sin justa causa: ¿qué implica?
Si el empleador decide terminar el contrato sin invocar una justa causa, está en su derecho, pero debe pagar la indemnización del artículo 64 del CST, que varía según:
- El tipo de contrato (indefinido, a término fijo, por obra o labor).
- El tiempo de servicio del trabajador.
- El salario devengado.
En términos prácticos, despedir sin justa causa es legal, pero tiene un costo. La decisión es: ¿pago la indemnización y termino el contrato, o invoco una justa causa con todos los soportes?
5. Debido proceso para despedir a un trabajador con justa causa
La mayoría de los conflictos laborales no se pierden por "no tener la razón", sino por no haber seguido el debido proceso. En el sector privado, la jurisprudencia ha consolidado que el empleador debe:
- Tener una falta concreta y probable.
- Comunicar al trabajador los hechos que se le imputan.
- Permitir su defensa (descargos, pruebas, contradicción).
- Decidir de forma motivada y proporcional.
Esto aplica especialmente cuando se invoca una justa causa y, en general, cuando la empresa tiene un Reglamento Interno de Trabajo con régimen disciplinario.
6. Procedimiento legal para despedir a un trabajador, paso a paso
Este es el procedimiento legal recomendado para despedir a un trabajador en Colombia con menor riesgo de demanda. Aplica especialmente al despido con justa causa.
Paso 1 para despedir a un trabajador: identificar y documentar la falta
- Definir qué hizo el trabajador (o qué dejó de hacer).
- Recoger evidencia objetiva: registros de asistencia, correos, chats corporativos, actas, reportes de desempeño, testimonios, videos, etc.
- Verificar que la conducta esté tipificada como falta en el RIT, en el contrato o en la ley.
Paso 2 antes de despedir a un trabajador: verificar protecciones especiales
Antes de avanzar, revisar si el trabajador está cobijado por alguna protección especial:
- Embarazo o lactancia.
- Estado de salud (incapacidades, enfermedad o condición debidamente conocida por el empleador).
- Fuero sindical.
- Prepensión.
- Acoso laboral denunciado.
Si aplica alguna, no se puede despedir sin autorización previa del Ministerio del Trabajo o del juez, según el caso.
Llamado de atención formal (cuando aplica)
Para conductas que admiten corrección (tardanzas, incumplimientos menores, errores reiterados), lo recomendable es iniciar con:
- Llamado de atención escrito.
- Memorando o acta firmada.
- Registro en la hoja de vida laboral del trabajador.
Esto demuestra que la empresa aplica disciplina progresiva y no actúa de forma arbitraria.
Citación a descargos antes de despedir a un trabajador
Cuando los hechos son graves o reiterados, se cita formalmente al trabajador a una diligencia de descargos:
- Por escrito, con acuse de recibo.
- Indicando fecha, hora, lugar, los hechos imputados y su calificación.
- Informando que puede asistir acompañado (por ejemplo, de un representante sindical, si lo hubiera).
Diligencia de descargos
En la audiencia:
- Se exponen los hechos al trabajador.
- Se le permite dar su versión, presentar pruebas y contradecir la información.
- Se levanta un acta firmada por las partes (o se deja constancia si el trabajador no firma).
Evaluación interna antes de despedir a un trabajador
Una vez surtidos los descargos, la empresa debe:
- Valorar la prueba y la defensa del trabajador.
- Decidir si archiva el caso, impone una sanción (amonestación, suspensión) o procede al despido.
- La decisión debe ser proporcional y coherente con casos anteriores en la empresa.
Carta para despedir a un trabajador
Si la decisión es terminar el contrato, se entrega la carta de despido que debe contener:
- Identificación del trabajador y de la empresa.
- Hechos concretos que motivan el despido (no fórmulas genéricas).
- Causal legal invocada (artículo 62 CST, numeral correspondiente) y/o referencia al RIT.
- Fecha de terminación.
- Soportes o referencia a las pruebas recaudadas.
- Firma del representante legal o apoderado autorizado.
Liquidación y pagos finales
Independientemente de la causa del despido, la empresa debe liquidar y pagar oportunamente:
- Salarios pendientes.
- Prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima, vacaciones).
- Aportes a seguridad social al día.
- Indemnización del artículo 64, si el despido es sin justa causa.
El no pago oportuno puede activar la indemnización moratoria del artículo 65 del CST.
Comunicación a entidades y cierre administrativo
- Retiro del trabajador en EPS, ARL, fondo de pensiones y caja de compensación.
- Entrega de paz y salvo y certificación laboral.
- Archivo de la carpeta laboral completa, incluida la documentación del proceso disciplinario.
Regla práctica: los hechos invocados en la carta de despido son los únicos que la empresa podrá defender luego en un juicio. Si se omiten causales o se redacta de forma vaga, se pierde munición procesal.
7. Errores al despedir a un trabajador que llevan a perder un proceso laboral
Los casos que la empresa pierde casi siempre repiten los mismos errores:
- Despedir por WhatsApp o llamada, sin carta formal.
- No documentar las faltas previas.
- Saltarse los descargos.
- Invocar causales genéricas en la carta ("pérdida de confianza", "bajo desempeño") sin hechos concretos.
- No respetar el RIT o aplicar sanciones distintas a otros trabajadores en la misma situación.
- Despedir a una persona protegida (embarazo, salud, fuero) sin autorización.
- Pagar la liquidación tarde o de forma incompleta.
8. Alternativas legales antes de despedir a un trabajador
En muchos casos, una buena asesoría permite evitar el despido litigioso:
- Mutuo acuerdo / conciliación ante el Ministerio del Trabajo o un inspector.
- Plan de mejora documentado, con metas y plazos.
- Reubicación del trabajador en otro cargo.
- Restructuración de funciones o jornada.
Estas alternativas, bien documentadas, son herramientas poderosas para proteger a la empresa y mantener el clima laboral.
9. Preguntas frecuentes sobre cómo despedir a un trabajador
¿Puedo despedir a un trabajador en Colombia sin justa causa?
Sí. El empleador puede terminar el contrato sin justa causa, pero debe pagar la indemnización del artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo, calculada según el tipo de contrato, el tiempo de servicio y el salario del trabajador.
¿Puedo despedir a un trabajador por llegar tarde todos los días?
Sí, siempre que la falta esté contemplada en el Reglamento Interno de Trabajo, se haya documentado la conducta, se hayan hecho llamados de atención previos y se haya surtido un proceso disciplinario con citación a descargos. Despedir sin estos pasos suele ser declarado despido sin justa causa y obliga a indemnizar.
¿Es obligatorio hacer descargos antes de despedir?
Cuando se invoca una justa causa o cuando el RIT establece un procedimiento disciplinario, sí. La jurisprudencia exige garantizar el derecho de defensa: comunicar los hechos, permitir la versión del trabajador y decidir de forma motivada. Omitir los descargos suele invalidar la justa causa.
¿Cuánto se paga de indemnización por despido sin justa causa en Colombia?
Depende del tipo de contrato y del tiempo de servicio. En contratos a término indefinido se calcula sobre el salario y los años trabajados, con reglas distintas para trabajadores que ganan más o menos de 10 salarios mínimos. En contratos a término fijo, corresponde al valor de los salarios faltantes hasta la terminación del plazo.
¿Puedo despedir a una trabajadora embarazada o a un empleado con problemas de salud?
No de forma directa. Estos trabajadores están cobijados por estabilidad laboral reforzada. Para terminar el contrato se requiere autorización previa del Ministerio del Trabajo o, en algunos casos, del juez competente. Hacerlo sin autorización suele derivar en reintegro y pago de salarios dejados de percibir.
¿Sirve una carta de despido enviada por WhatsApp?
En la práctica, no es recomendable. Aunque la jurisprudencia ha admitido comunicaciones electrónicas en ciertos casos, lo seguro es entregar la carta de despido por escrito, físicamente o por canal formal, con acuse de recibo y soportes. Una notificación informal facilita que el trabajador alegue vicios en el procedimiento.
¿Qué pasa si no pago la liquidación a tiempo?
Se activa la indemnización moratoria del artículo 65 del CST: el empleador puede ser condenado a pagar un día de salario por cada día de retardo, durante los primeros 24 meses, y luego intereses moratorios. Es una de las condenas más costosas en materia laboral.
10. Cómo te ayuda LegalHelp a despedir a un trabajador con menor riesgo
En LegalHelp Abogados acompañamos a empresas en Colombia (con foco en Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Montería, y atención en todo el país) a través de nuestros Planes Legales para Empresas (modalidad "Departamento Legal Externo"):
- Diseñamos y actualizamos tu Reglamento Interno de Trabajo y políticas disciplinarias.
- Te asesoramos en la documentación de faltas y en el proceso disciplinario paso a paso.
- Redactamos llamados de atención, citaciones a descargos, actas y cartas de despido ajustadas a cada caso.
- Evaluamos contigo si conviene un despido con justa causa, una terminación sin justa causa o una conciliación.
- Te representamos ante el Ministerio del Trabajo y en procesos judiciales si llegan a presentarse.
¿Tu empresa enfrenta un caso de posible despido?
Evita decisiones "en caliente". Antes de despedir, asegúrate de que el procedimiento esté blindado.
👉 Conoce nuestros Planes Legales para Empresas y agenda una asesoría inicial sin costo en legalhelpabogados.com.co.
11. El primer paso: un Diagnóstico Legal
Antes de firmar otro contrato o tomar una decisión importante, conviene saber dónde está expuesta su empresa. Por eso el mejor punto de partida es un Diagnóstico Legal: una sesión de 1 hora con un abogado, vía teleconferencia, que analiza la situación jurídica global de su empresa, mide su nivel de riesgo y le entrega un informe con prioridades claras.
Qué recibe al finalizar:
- 📄 Un Informe de Riesgo (PDF) con el nivel de riesgo por área y general.
- 🗣️ Asesoría inmediata punto por punto durante la sesión.
- ✅ Resolución de sus dudas legales directamente con un abogado.
Con ese diagnóstico sabrá exactamente qué corregir, y le mostramos cómo hacerlo — con un Plan Empresarial o con el servicio Abogado en Sitio.
Agende su Diagnóstico Legal — sin costo esta semana. Una sesión de 1 hora con un abogado, con Informe de Riesgo incluido. Normalmente tiene un valor de $450.000 + IVA, pero esta semana lo abrimos gratis y sin compromiso para empresas: cupos limitados. Escríbanos por WhatsApp o solicítelo aquí y dé el primer paso para blindar su empresa en Bogotá.
En una sola hora obtiene un mapa claro de los riesgos de su empresa y cómo resolverlos. Funciona incluso como segunda opinión si ya cuenta con abogado.